Traiter les documents signifie, en bibliothèque, effectuer un certain nombre de gestes sur les documents « nus » achetés en librairie ou reçus en don pour les identifier, les compter, les proposer aux lecteurs, les ranger et les retrouver facilement en recherche informatisée et dans l’espace de la bibliothèque.
L'enregistrement ou mise à l'inventaire
Les documents à traiter sont notés dans un registre, au fur et à mesure de leur achat ou de leur don, par ordre d’arrivée.
Ce registre est traditionnellement un cahier, avec des pages divisées en colonnes qui permettent de mettre sur une même ligne : numéro d’entrée, date d’acquisition, titre, auteur, éditeur, prix, fournisseur. Le numéro est reporté ensuite sur la page de titre du livre, il lui est propre, c’est son « identifiant ».
Si la bibliothèque est informatisée, pas besoin de cahier. L’enregistrement se fait directement sur le logiciel professionnel.
Le numéro d'inventaire n'est autre alors que le code-barres qui sera collé sur le livre. Ce code- barres servira d’identifiant ainsi qu’à l’automatisation des opérations de prêt, de récolement et de réservation du document. On trouve des code-barres autocollants normalisés pour bibliothèques par planches ou rouleaux chez des fournisseurs spécialisés.
Le catalogage
Le catalogage est la rédaction d’une description normalisée de chaque livre qu’on appelle « notice catalographique » et qui doit respecter les normes internationales de l’ISBD (= International Standard Bibliographic Description = Description bibliographique internationale normalisée).
Les principes de base de l'ISBD sont :
- la détermination d’un certain nombre d’informations distinctes appelée champ : un titre, un auteur, un éditeur, un nombre de pages (etc)… Ces informations sont données par le livre lui-même : la page de titre, le verso (ou 4ème de couverture), le copyright, « l’achevé d’imprimé » ...
-L'ordre des champs de la notice (champ et composition des champs).
-La ponctuation qui sépare les champs
On retrouve sur une notice de base :
-Titre : sous-titre ; autre titre / Auteur, second auteur...; auteurs de fonctions différentes.
- Lieu de publication : Editeur, date.
- Nombre de pages. : illustrations ; Format en cm + matériel d'accompagnement.
- (Collection. Sous-collection )
Notes. – Numéro ISBN
Mots matière
Indice
Numéro d’inventaire
Les éléments de la notice sont toujours transcrits dans le même ordre, quel que soit le document.
Quand on travaille dans un environnement informatisé, le schéma d’une notice se présente sous forme d’une grille à remplir, l’ordre des champs et les règles de ponctuation sont automatisés.
On ajoute à cette description catalographique une indexation.
L’indexation
Indexer un document, c'est le marquer d'un indice, signe intelligible permettant de le classer logiquement parmi d'autres documents pour le retrouver facilement. L'indexation est basée sur le contenu de l'ouvrage.
En bibliothèque publique, les œuvres de fiction (romans, romans policiers, albums, bandes dessinées, films...) disposent en général d'une indexation simplifiée R (roman) RP (roman policier), A (album), BD... (bande dessinée)
Pour les œuvres documentaires, pour jeunes comme pour adultes, on utilisera la table DEWEY qui divise les connaissances en grandes classes numérotées de 0 à 9.
Pour davantage de précision sur le classement des livres à caractère documentaire consulter l'article La Classification des livres.
La cote
Une cote est une étiquette qui est apposée sur le livre et servira à le ranger à proximité de livres au contenu du même genre et/ou pour un public de même âge.
Pour former la cote on ajoute les 3 premières lettres du nom de l'auteur aux indices simples (type R, BD, A...) ou complexes (Dewey).
La Médiathèque du Conseil départemental du Cantal utilise les indices suivants :
R romans (tous types sauf policiers)
RP Romans policiers
A Albums
RJ Romans pour jeunes
RAD Romans pour ados
BD bandes dessinées pour adultes
J BD bandes dessinées pour jeunes
Cotes DEWEY pour les docs adultes
J+ Cotes DEWEY pour les docs jeunes
Quelques exemples de cotes :
Un Roman Policier de Simenon
RP
SIM
Un Album pour enfant de Laetitia Le Saux
A
LES
Le livre documentaire pour adultes « l’Auvergne d’antan » de Frédérique Chevalier avec indice Dewey
944.59
CHE
Le livre documentaire pour jeune « De la graine au fruit » de Colas des Francs avec indice Dewey
J
580
COL
Pour les autres supports CD, DVD et jeux, voir les articles :
-La classification de la musique et autres documents sonores
-La classification des films
-La classification des jeux