Pourquoi informatiser ?
Pour automatiser toutes les fonctions répétitives, à savoir une grande partie des activités régulières d'une bibliothèque : inventaire, catalogage, prêts, réservations. L'informatisation doit faciliter la gestion de la bibliothèque et la rendre plus efficace. Les gains de temps, mêmes minimes, donneront plus de disponibilité pour l'accueil du public ou pour des actions d'animation au sein de la commune. D'une manière générale, l'usager doit sentir la différence après l'informatisation (rapidité du prêt, efficacité et qualité de la recherche documentaire).
Quelle configuration générale ? (Nous nous limitons ici à une brève description des outils nécessaires à l'informatisation).
Globalement on compte 2 postes de dépenses principaux : le matériel (ordinateur + périphériques) et le logiciel (en fonction des modules demandés). A cela s'ajoutent des frais qu'il vaut mieux prendre en compte dès le départ comme la formation, la maintenance des matériels et logiciels (en général prévoir 10 % du coût d'achat), les petites fournitures, les communications téléphoniques pour Internet.
Le matériel.
- 1 ordinateur neuf et performant
- 1 douchette (lecteur de code-barres). On peut profiter de l'occasion pour intégrer un logiciel de traitement de textes.
- 1 connexion Internet pour la recherche documentaire des usagers, l'échange d'information avec la MDC et la maintenance du logiciel de gestion de la bibliothèque. La plupart du temps les dépannages se font "en ligne", le technicien allant effectuer les modifications sur votre propre ordinateur via le réseau téléphonique.
Attention : Le matériel a une durée de vie comprise entre 5 et 8 ans et devra être renouvelé.
Le logiciel
- Le système choisi par la bibliothèque devra lire/reconnaître les codes barres de ses propres documents et ceux laissés par la Médiathèque Départementale (importation de notices bibliographiques en UNIMARC/ISO 2709).
- Le module de catalogage doit être simple d'utilisation et permettre d'intégrer d'autres supports (CD, vidéo...). Même si la bibliothèque ne dispose pas encore de ces supports, il faut toujours penser en terme d'évolution possible.
- La recherche documentaire sera performante et proposera une recherche combinatoire.
- Enfin, on peut attendre du système de prêt qu'il donne la liberté de paramétrer différents profils en fonction des lecteurs et qu'il offre aussi la possibilité de réserver des documents.
Conseils pratiques
- Ne pas utiliser un système "maison". Loin d'être efficaces ces solutions sont souvent des échecs. Le marché propose suffisamment de logiciels éprouvés sur lesquels arrêter son choix.
- La maintenance du matériel est un des critères de choix du fournisseur, ne l'oubliez pas dans votre cahier des charges.
- Pour vous faire une idée, vous pouvez visiter d'autres bibliothèques ayant le même profil. Leurs expériences sont très enrichissantes avec l'avantage non négligeable de voir et d'essayer le système dans des conditions réelles de fonctionnement.
- Exigez de votre fournisseur une démonstration vraiment complète sur tous les modules du logiciel. Assurez-vous que tout fonctionne bien y compris l'échange de notices avec la Médiathèque Départementale. Veillez aussi à la souplesse de passage d'un module à l'autre, c'est à dire la possibilité d'interrompre une tâche pour passer à une autre et y revenir ensuite.
- Renseignez vous sur les conditions de mise à jour ou sur les extensions possibles au logiciel.
- N'oubliez pas de préciser le nombre de postes sur lesquels le logiciel sera installé, même si au début vous ne pensez en utiliser qu'un seul, car l'installation sur un terminal supplémentaire (dit "passif") peut entraîner un surcoût pour l'achat d'une autre licence d'utilisation.
Les aides
Sous certaines conditions, vos projets d'informatisation peuvent être subventionnés par le Conseil Régional.
